Compte-rendu Réunion / Labo Communication du 06 12 2018

Présents : Franck M, Kevin, Laurent P, Marie Helène, Agnès, Loïc, Laurent F, Franck L, Patrick, Delphine, Catherine, Damien

ODJ :

• Présentation de la Coopérative, de son fonctionnement, de ses labos.
• Définition des priorités et des difficultés puis échange sur les chantiers à venir.
• Organisation des groupes de travail.

 

> Réorganisation du labo Com pour tendre vers un labo plus « professionnel » (cf organisation du labo travaux) avec mise en commun des « savoir- faire » techniques et spécifiques de chacun, afin de répondre à la problématique suivante :

Comment communiquer plus efficacement en interne et en externe ?

Plusieurs difficultés et interrogations liées aux différents niveaux/strates de communication :

• Communication Interne :

• à l’intérieur de chaque labo: agenda clair avec les prochaines dates des réunions, mise en ligne des CR sur le site et les réseaux sociaux, utilisation des FramaLists ou autres outils selon les labos.

• entre labos: Tous les sujets sont transversaux et beaucoup impliquent plusieurs labos en même temps d’où l’importance d’avoir tous le même niveau d’information.

• entre les labos et le CA: comment faire remonter les informations au CA, rôle du référent de chaque labo.

• > Quels outils techniques utiliser ?
• > Le site et les Framalists suffisent elles ?
• > Interêt d’une plateforme spécifique et simple d’utilisation dédiée à la Com interne ?
• > Mise en place d’un espace privé avec un compte personnel et un identifiant:  déjà fait, fonctionne peu.
• > Doit-on garder des infos (échanges/discussion/partage de documents) en interne – problématique du modérateur- ou rendre tout public dans un souci de transparence totale  ?

 

• Communication Externe :
• Vers nos sociétaires « proches/engagés/ou qui ne demandent qu’à s’engager »: invitation à rejoindre les labos, à participer aux évènements d’Ohé, à venir aux AG.

• Vers nos sociétaires qui suivent l’aventure de plus loin: comment les tenir informés des avancements du projets, des grands chantiers de la SCIC, des actus, des travaux, de la future réouverture…

• Vers les futurs Utilisateurs/Spectateurs du Bateau Ivre.

 

• > Newsletter plus régulière ? : 2 ou 3 fois par an en mode « grand résumé en quelques lignes » ?
• > relayée par la Gazette Papier ? des Flyers ?
• > Convocations aux AG par voie postale ?
• > Utilisation de la façade du Bateau pendant la phase de travaux pour en faire un « mur communicant » ?
• > Utilité d’avoir 2 sites distincts ? un pour la Com interne et « les archives », l’autre pour l’actu et les annonces de spectacles quand le lieu sera ouvert ?
• > Utilisation des Réseaux Sociaux – notamment Facebook – et du site : chaque « référent Com » de son labo peut poster les infos directement sur le site ou FB (invitation aux prochaines réunions, mise en ligne des CR…)

 

Prochaine Priorité pour le Labo Com: L’AG du 9 Mars 2019 (date encore à confirmer)

• définir la date le plus tôt possible pour lancement des convocations et de la com.

• communiquer au maximum pour obtenir le Quorum et éviter la multiplication des procurations.

• insister dans l’ODJ sur les grands enjeux de ce CA = La réouverture du Bateau ! et ce qu’il pourrait s’y passer durant la première semaine.

• essayer d’en faire un moment « convivial », d’échanges, de partages, de surprises. (évocation de l’idée d’un moment « technique de l’essui glace ? » ou pendant 5min les gens se tournent vers leur voisin pour se présenter, se connaitre, discuter…)

• impliquer d’avantage les sociétaires sur les futures grandes orientations et sur cette semaine de réouverture.

• mettre un place une sorte de questionnaire (forme à définir) pour mieux connaitre nos sociétaires, savoir comment ils se tiennent informés (facebook ? NR ? gazettes ? site ? courrier papier ?) et mieux adapter notre communication.

 

Choses à faire : Opérationnel / Groupes de Travail

• externe

• interne 

• Enquête sociétaires

• Site web actuel (Site corpo et d’actualité de la coop)