[ Labo Administration et Finances ] 10 février 2021

Objectifs de la réunion

  • Partager un point d’étape sur le travail des chaloupes depuis l’ouverture du Bateau Ivre
  • Faire le point sur les forces vives dans les différentes chaloupes
  • Identifier un·e référent·e par chaloupe
  • Définir et prioriser un programme de travail pour les prochains mois
  • Relancer toutes les chaloupes à court terme

Rappel des principes coopératifs de fonctionnement des chaloupes

  1. Chaque chaloupe ou paillasse travaille au autonomie : organisation, méthodes, fréquence
  2. Chaque chaloupe (paillasse) sollicite de nouveaux sociétaires pour renouveler régulièrement les forces vives et maintenir la dynamique coopérative
  3. Chaque chaloupe (paillasse) est animée par un·e référent·e ou pilote :
    Il se charge de fixer les dates de réunions, de mettre à jour la liste de diffusion, envoyer le compte-rendu et le mettre sur le site
    Il est préférable qu’il ne soit pas membre du CA
    Il peut participer à des réunions inter-labos ou inter-chaloupes et être invité au CA
    Il travaille en transversalité avec les autres labos et chaloupes et informe le CA
  4. Il est utile de prévoir également un·e référent·e communication pour chaque chaloupe

Chaloupe Vie de l’Equipage – Richesses Humaines

Référent.e : Michel SCHOTTE (CA)
Objet : Accompagnement des salariés : recrutement, contrats de travail, rémunérations, conditions de travail, formation… + suivi de la mission confiée à Adexial
Membres : Thierry, (Eric), Georges, Katy, Perrine, Agnès (CA) + tous les salariés.

Activité :

Récente :
Plusieurs réunions en décembre dont une avec les salariés :
– Embauche suite à période d’essai
– Rémunérations
– Gestion des quotités horaires… et des dépassements
– Prime de pouvoir d’achat 2020 pour valoriser la période d’ouverture et travail sous conditions COVID
– Chômage partiel

Future :
– Plan de formation 2021 à finaliser
– Suivi des feuilles d’heures de travail effectif
– Évaluation des besoins horaires en période d’activité et propositions de renforts (intermittents…)
– Entretiens annuels
– Planning des congés

Chaloupe Trésor – Recherche de financements

Référent.e : Bruno OLIVIER
Objet : Recherche et suivi des subventions (investissements et fonctionnement) et autres ressources externes (fondations, appels à projets…)

Membres : Isa (S), Franck (S), Carole (CA), Michel (CA) , Bruno

Activité :

Récente :
– dossiers de subventions investissement et fonctionnement 2021/2022 : CD, DRAC, RCVL, Métropole, Ville de Tours, Fonds d’urgence ESS, FONPEPS :
– 2021 : matériel scénique, terrasse, étude balcon et toiture + aide exceptionnelle au redémarrage
– 2022 : balcon + toiture

Future :
– bilan des subventions par année / par origine / taux de couverture des investissements pour CA et AG
– Recherche de fondations et dossiers de candidature
– Déploiement d’une stratégie auprès des entreprises
– Autres réflexions : stratégie d’ouverture au sociétariat, financements participatifs…

Chaloupe Gestion des sociétaires

Référent.e : Gilles Gautier
Objet : réception des souscriptions par courrier ou par WeLogin, tenue de la liste des sociétaires par collège, suivi des sociétaires, export de la liste pour les AG
Membres : Damien, Antoine
A compléter

Activité :

Récente :
– suivi des souscriptions 2020 et 2021, automatisation de la gestion des souscriptions

Future :
– préparation des AG 2019 et 2020
-liste des nouveaux sociétaires 2019 à valider en AG – idem pour 2020
– Préparation des listes d’émargement
– Participation à l’organisation des AG
– Passage en logiciel libre

Chaloupe Livre de bord – Comptabilité

Référent.e : (Audrey) > Gaëlle
Objet : suivi de la comptabilité, suivi du contrat de services avec Adexial
Membres : Isa (S), Sophie (Adexial), Carole (CA)

Activité :

Récente :
– mise en place d’outils de suivi de la trésorerie

Future :
– Redéfinir les missions de l’expert-comptable (Adexial) (livrables, délais etc.) et appuyer Isabelle auprès d’Adexial
– Réfléchir à la nomination d’un commissaire aux comptes
– Revoir avec Urscop les fondamentaux de la comptabilité d’une SCIC ou trouver un expert-comptable spécialisé ?
– Outils de suivi de comptabilité à mettre en place

Chaloupe Feuille de route – Gestion budgétaire

Référent.e :
Objet : Gestion prévisionnelle et suivi des budgets
Membres : Isa (S), Carole (CA), Michel (CA), Franck (S), Kevin (CA), Agnès (CA)

Activité :

Récente :
– élaboration du BP 2021 pour les dossiers de subventions

Future :
– Présentation des comptes 2019 et 2020 aux AG : analyse, PPT, graphiques…
– Suivi de la consommation budgétaire 2021 et point d’étape trimestriel en CA
– Evaluation financière des propositions de tarifs, d’embauches, d’investissements : impact sur les recettes et sur les dépenses
– Prospective 2021/2023 : quelle trajectoire ? quelles hypothèses ?
– Fusionner avec chaloupe Livre de bord ?

Prochaines échéances

Assemblées Générales 2019 et 2020 : juin ?

Chaloupe Interlabos pour coordonner préparation : Communication, Vie de la Coop, Distillation, etc.

Pour le Labo Administration et Finances :
– Comptes 2019
– Comptes 2020
– Affectation des résultats
– Budget 2021
– Point sur les travaux : bilan financier / écarts avec le prévisionnel
– Gestion des sociétaires : nouveaux sociétaires à approuver
– Préparation de l’élection au CA avec Labo Vie Coop : récupération des dossiers de candidatures, procédure de vote

Remise à l’eau du Bateau Ivre : septembre ?

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *